学校档案管理主要由学校档案馆集中统一管理，具体部门分工如下：
负责全校档案的集中保管、利用及业务指导，是唯一合法出具档案证明的机构。新生入学档案由院系暂存后转交档案馆，党员材料在毕业前统一移交。
学生工作部（处）
直接管理学生档案，包括收集、整理、保管入学申请表、成绩单、证书等材料，部分院校可能将其归属学工处管理。
教务处（部）
参与学生学业档案管理，主要负责学籍信息、成绩单等与教学相关的档案。
人事处（部）
负责教职工及学生的人事档案，包括档案归档、转递及毕业生档案的初始寄回工作。
就业指导中心
部分院校将其纳入学生工作部管理，协助处理毕业生就业相关档案及手续。
毕业生档案后续管理：
毕业后档案由学校统一邮寄至原籍市人社局暂存，最终由生源地县（市、区）人才交流中心长期保管。其他单位未经授权不得擅自管理毕业生档案。
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